A koronavírus-járvány első szabálya: maradj otthon. Mivel pedig a járvány a szakértők szerint akár hónapokig is elhúzódhat, így muszáj lesz megtanulnod a nappali kényelmében, a zajongó gyerekek, az egyfolytában csipogó értesítések és a hívogató Netflix kereszttüzében is ugyanolyan hatékonyan dolgoznod, mint ahogy az irodában tennéd. Nem mondjuk, hogy könnyű lesz, de megpróbálunk segíteni néhány gyakorlatias tanáccsal.
Bár az elmúlt években annyi szó esik a home office-ról, hogy azt gondolhatnánk, az emberek jelentős része már eddig is rutinosan dolgozott otthonról, a statisztikák egyáltalán nem erről árulkodnak: az Európai Unióban 2018-ban mindössze 5,1% volt azoknak a munkavállalóknak az aránya, akik rendszeresen dolgoztak otthonról, Magyarország pedig még ebben a vérszegény mezőnyben is a sereghajtók között van. Az Eurostat adatai szerint nálunk a 15 és 64 év közötti munkavállalóknak csupán a 2,3%-a dolgozik rendszeres otthonról, miközben a 94%-uk még soha nem próbálta ki a home office-t.
A koronavírus érkezésével viszont minden megváltozott. A szakértők a lehetséges összes fórumon hangsúlyozzák, hogy a járvány megfékezésének egyik leghatékonyabb módja a másoktól való fizikai távolságtartás, így azok a vállalatok, amik megtehették, villámgyorsan álltak át az otthoni munkavégzésre. Egy újabb közvélemény kutatás szerint március közepén már az emberek több mint fele dolgozott részben vagy teljesen otthonról, ami azt jelenti, hogy az elmúlt napokban millióknak kellett hozzászokniuk egy merőben új helyzethez.
Ez önmagában nem is baj, hiszen felmérések szerint az otthoni munkavégzésnek rengeteg előnye van. Növeli a munkavállalók elégedettségét, produktivitását, a kevesebb utazgatás miatt a környezetre is jó hatással van, és ami jelenleg a legfontosabb: az otthonról dolgozó ember sokkal nehezebben betegszik meg, hiszen nem találkozik beteg emberekkel.
Minden előnye ellenére viszont a home office valódi nyűg is lehet, hiszen az otthoni környezetben rengeteg dolog vonhatja el az ember figyelmét a munkáról, így könnyen kicsúszhat a kezünkből az irányítás, ha pedig a munkaadó nem biztosítja a megfelelő eszközöket, akkor sokan hozzá sem tudnak látni a feladataikhoz. A cégek nagy része infrastrukturálisan sincs teljesen felkészülve arra, hogy távolról is hatékonyan tudják irányítani a dolgozóikat, és akkor még nem is beszéltünk az olyan berögződött reflexekről, amik könnyen alááshatják a munkaadó és a munkavállaló közötti bizalmat, például hogy a beosztott csak akkor dolgozik tisztességesen, ha mindig szem előtt van. Mindkét oldal sokat tehet tehát azért, hogy az otthoni munka a lehető leghatékonyabb legyen, amihez érdemes betartani az alábbi szabályokat.
Gondoskodj a megfelelő munkakörnyezetről
Mindennek az alapja, hogy az embernek otthon rendelkezésére álljanak a megfelelő eszközök a munkához. A lassú számítógép vagy a szakadozó internet pillanatok alatt fogja felőrölni a bezártság miatt amúgy is labilisabb idegrendszerünket, ezért a home office-t kezdjük azzal, hogy biztosítjuk ezeknek az optimális működését. Bár a legtöbb ember a lassú számítógépet ugyanolyan eleve elrendelt dolognak tartja, mint az árvizet vagy az adóbevallást, amin csak egy új gép vásárlása segíthet, valójában nagyon is sokat tehetünk azért, hogy a gépünk megtáltosodjon. Ehhez a következő lehetőségek állnak a rendelkezésünkre:
- Lemezkarbantartás és töredezettségmentesítés: utóbbit a Windows magától is elvégzi, de ha egy ideje nem foglalkoztunk vele, érdemes mindkettőt csekkolni. A Start Menüben a kifejezésekre rákeresve a Windows fel fogja dobni a megfelelő programokat, ezután csak kövessük az utasításokat. Hogy pontosan mennyi helyet kell hagynunk a merevlemezen a rendszer optimális működéséhez, arra általános szabály nincs, de a teljes lemezkapacitás 10%-a már általában megteszi.
- Vírusirtás: egy jó vírusirtó nem csak a vírusoktól véd, de megtalálja az adware-eket, malware-eket, és a legtöbbjük rendelkezik olyan funkcióval is, amivel kitakaríthatjuk a gépünkről a fölösleges programokat is. Időbe fog telni, de érdemes egy mélyreható, teljes körű vizsgálatot végeznünk a számítógépen.
- Fölösleges programok kilövése: számos program úgy telepíti magát, hogy a gép bekapcsolásával együtt automatikusan elinduljon, holott egyáltalán nincs rá szükség, hogy folyamatosan fussanak a háttérben. A Fájlkezelőt megnyitva (CTRL+Alt+Del) megkereshetjük, és azonnal ki is kapcsolhatjuk azokat, amik a legjobban fogyasztják a memóriát, de ha gyakran indítjuk újra a gépünket, akkor érdemes egyesével is beállítani, hogy a számítógép újraindításakor ne induljanak el automatikusan.
- Windows újratelepítése: ha a gépünk ezek után is épphogy csak cammog, akkor nincs más hátra, mint hogy csináljunk egy teljes körű biztonsági mentést egy külső merevlemezre vagy valamelyik felhőszolgáltatásba, ezután pedig telepítsük újra az operációs rendszert.
Ha az internetkapcsolattal vannak gondok, ott valamivel kisebb a mozgásterünk. Ha a wifi-jel nem elég erős, azon segíthetünk egy jelerősítő beszerzésével vagy egy mesh-hálózat kiépítésével, ha viszont egyáltalán nincs net, azzal sokat nem tehetünk. Ilyenkor jöhet jól a mobilinternet, amiből ráadásul most elég sok áll rendelkezésünkre, hiszen a szolgáltatók midegyike plusz adatkeretet biztosít a járvány idejére. Nincs más dolgunk, mint hogy a telefonunkon megkeressük a hotspot beállítását, megadjunk valamilyen jelszót, majd ugyanúgy csatlakozzunk hozzá, mintha wifi-hálózathoz csatlakoznánk. Ezelőtt persze nem árt lecsekkolni, hogy mennyi adatmennyiség áll a rendelkezésünkre.
Válts felhőre
Ha már szóba került a felhőszolgáltatás, jó tudni, hogy az adatközpontokban elhelyezett, online hozzáférhető szerverek (ezeket hívjuk egyszerűsítve felhőnek) közel sem csak a személyes adataink tárolására lehetnek jók, de az otthoni munkavégzést is jelentősen megkönnyíthetik. A szerverek üzemeltetését eddig is egyre több cég oldotta meg valamilyen felhőszolgáltatással, de a járvány miatt most még inkább felértékelődik a felhőalapú számítástechnika szerepe, amelynek köszönhetően az alkalmazottak bárhol, bármikor hozzáférhetnek a céges hálózathoz.
A csak az irodából elérhető hálózat helyett a bárhonnan hozzáférhető felhőre váltani nem csak a fizikai távolság áthidalása miatt jó ötlet, de a felhő ma már olcsóbb, biztonságosabb és sokkal jobban személyre szabható, mint egy saját szerverpark. Ha egy induló startupunk van, és még nem tudjuk, pontosan milyen kapacitásra van szükségünk, akkor az Aruba Cloudnál már havi 900 forintért is bérelhetünk magunknak virtuális saját szervert (VPS), de nagyvállalatok számára akár milliós private cloud is rendelkezésre áll, aminek a számítási kapacitását és a tárhelyét is szabadon konfigurálhatjuk az igényeink szerint.
Miért jó a felhő – öt mondatban
1. Skálázható, vagyis gyorsan követi növekvő vagy csökkenő igényeinket.
2. Gyors, mert az adatközpontok mindig ügyelnek a megfelelő kapcsolat kiépítésére.
3. Kényelmes, mert az esetleges hardver javításokért nem mi felelünk.
4. Biztonságos, a fizikai és a technológia veszélyek is gyorsabban elháríthatóak.
5. Kiszámítható, mert használat alapján vagy havi átalányban fizetünk.
Rendezd be a virtuális irodádat
Az elmúlt években rengeteg online csapatmunkaprogram jelent meg a piacon, amiket nagyjából úgy kell elképzelni, mint egy virtuális irodát: a cég dolgozói kommunikálhatnak egymással chaten és videóhíváson keresztül is, feloszthatják és menedzselhetik a projektjeiket, több gigabájtos fájlokat oszthatnak meg egymással, az integrált programoknak köszönhetően pedig a távolból is könnyedén dolgozhatnak együtt. Az utóbbi időben az egyik legnépszerűbb ilyen program a Slack, de sokan esküsznek az Airtable-re is, ha pedig fajsúlyosabb megoldásokat keresünk, akkor a Workplace for Facebook és a Microsoft Teams is szóba jöhet. Hogy kinek melyik lesz a jó választás, azt általánosságban lehetetlen megmondani, hiszen minden csak attól függ, hogy hányan és mire akarjuk használni ezeket a szolgáltatásokat.
Ha több száz fős irodának a munkáját akarjuk összehangolni, akkor a Microsoft és a Facebook megoldása lehet a befutó, ha kisebb csaptunk van, akkor viszont valószínűleg egy egyszerűbb megoldás is megteszi. Érdemes arra is odafigyelni, hogy melyik csapatmunkaprogramhoz milyen integrált programok érhetők el, a Teams például értelemszerűen támogatja az Office 365 alkalmazásokat, a Slackhez pedig könnyedén hozzácsaphatjuk akár a Google Hangoutsot vagy az Airtbale-t is, így jelentősen kibővítve a képességeit. Ezeknek a programoknak a szerencsés közös nevezője, hogy mindegyiknek van ingyenesen elérhető verziója, így érdemes lehet akár többet is kipróbálni, mielőtt végleg berendezkednénk valamelyiken.
Személyes találkozók helyett videochat
Ha egy komplett csapatmunkaszolgáltatás helyett csak egy jó videochat-alkalmazást keresünk, akkor viszont érdemes máshol is szétnézni. A fizikai távolságtartás miatt a következő hetekben-hónapokban nem csak a home office, de ezzel együtt az interneten bonyolított megbeszélések, konferenciák száma is jelentősen meg fog nőni, így nem árt időben kitalálnunk, hogy melyik az a program, ami nekünk a legjobban fekszik. Ha csak az a cél, hogy a személyes találkozók helyett videón beszélgessünk a munkatársakkal vagy a főnökkel, erre a Facebook Messenger vagy a Google Duo is megteszi, viszont ha komolyabb munkához vagy konferenciahívásokhoz keresünk programot, akkor érdemes kipróbálni a Skype-ot, a Zoomot, vagy a Google Hangoutsot is.
A csapatmunkaprogramokhoz hasonlóan ezeknek a programoknak is megvannak a maguk előnyei és hátrányai: a konferenciahívások résztvevőinek maximális száma a Skype-on például ötven, míg a Hangouts és a Zoom ingyenes verziójában száz, de előfizetéssel akár több száz emberrel is beszélhetünk egyszerre. Több programnak is van whiteboard funkciója, amivel közösen ötletelhetnek a beszélgetés résztvevői, és persze ne feledkezzünk meg az olyan apróságokról sem, mint a Skype hátteret elhomályosító vagy a Zoom háttércserélő funkciója, amiknek köszönhetően nem kell ország-világnak megmutatnunk a szobánkat.
A videochat másik nagy előnye, hogy a használatával jelentős mennyiségű pénzt spórolhatunk meg a telefonhívásokon. Erre használhatunk egy sima VoIP szolgáltatást is (ez a legtöbb chatprogramban megtalálható, például a Messengerben és a Viberben is), de a videochatből is könnyen csinálhatunk hagyományos telefonhívást, ha kikapcsoljuk a kamerát, ami az ilyen programokban egy gombnyomással megtehető.
Tartsd be a napirendet
Az otthoni munka legembertpróbálóbb része, hogy a munkaidő nem válik el élesen (sőt, sehogy) a nap többi részétől, így nagyon könnyű belekeveredni egy olyan spirálba, amelyben az ember teljesen elveszíti a fonalat. Ezt a csapdát a legegyszerűbb úgy elkerülni, ha mindent pontosan úgy csinálunk, mintha tényleg bejárnánk dolgozni. Keljünk és feküdjünk ugyanakkor, amikor szoktunk, ragaszkodjunk a reggeli rutinunkhoz, és persze nem árt, ha nem hanyagoljuk el magunkat teljesen, mert bár személyesen nem fogunk találkozni a kollégákkal, a kócos haj és a háromnapos borosta egy gyengébb felbontású videochaten sem néz ki menőn. Egyesek egyenesen azt javasolják, hogy otthoni munkához is öltözzünk úgy, mintha munkába indulnánk – mi ezt kicsit túlzásnak tartjuk, pláne, ha valaki öltönyben szokott bejárni az irodába, de azért azt sem javasoljuk, hogy heteken keresztül a pizsama legyen a dress code-od.
Fontos, hogy a háztartás többi tagja is értse, hogy az, hogy otthon vagyunk, nem jelenti azt, hogy a nap huszonnégy órájában ráérünk, így jó előre tisztázni, hogy amíg dolgozunk, inkább ne zavarjanak. Ennek érdekében nem árt berendezni egy szobát vagy legalább egy sarkot a lakásban, ahova el tudunk vonulni, ha pedig zajosabb a környezet, akkor egy jó zajszűrős fejhallgató csodákat tud tenni.
Védd meg magad – magadtól
Az otthoni munka közben nem csak a tévé, a család vagy a hűtő tudja elvonni az ember figyelmét a munkáról, de legalább ilyen veszélyes az önfegyelemre maga az internet is. Az elmúlt években számos tanulmány látott napvilágot arról, hogy a multitasking, vagyis az egyszerre több dologgal foglalkozás hogyan rontja a hatékonyságunkat, így a munka idejére érdemes kilőni a Facebookot, a Youtube-ot, az Instagramot meg minden mást, ami elvonhatja a figyelmünket. Ezt androidos telefonokon legegyszerűbben a Digitális Egyensúly szolgáltatással, iOS-en pedig a Képernyőidővel tehetjük meg, amelyekben beállíthatjuk, hogy az egyes alkalmazásokat naponta mennyi ideig használhatjuk, és ha túllépjük ezt az időt, a telefon automatikusan letiltja az alkalmazást aznapra. Ha számítógépre keresünk ehhez hasonló programot, akkor a Chrome-hoz a StayFocusd bővítményt érdemes letölteni, Firefoxra pedig a LeechBlock NG-t vagy a Monasteryt tudjuk ajánlani.
Mozogj eleget
A munkát facebookozással nem, mozgással viszont annál inkább érdemes néha megszakítani. Itt most nem csak olyan alapvetésekre gondolunk, mint hogy legalább óránként egyszer állj fel és mozogj egy kicsit, de ha még azt a minimális mozgást is elhagyjuk a napból, amit a munkába járás jelent, akkor különösen fontos, hogy erre jobban odafigyeljünk. Az ülő életmód a szakértők szerint még a koronavírusnál is sokkal veszélyesebb, többek között növeli a szívbetegségek kockázatát, diabéteszt, demenciát okozhat, de magasabb a rák kialakulásának, a csontritkulásnak, a magas koleszterinszint és vérnyomás valamint a mélyvénás trombózis esélye is. Arról nem is beszélve, hogy a túl sok üldögéléstől hosszú távon gerincproblémáink is lehetnek.
Hogy mit ehetünk ez ellen? Érdemes például néha állva is dolgozni – ha ehhez nincs megfelelő állványod, akkor rakd ki a gépet a konyhapultra, polcra, bármilyen magasabb helyre, és dolgozz egy darabig onnan. És bár a koronavírus miatt egy darabig nem ajánlott utcára menni, az még a szakemberek szerint is belefér, ha néhány naponta elmegyünk biciklizni egyet. Természetesen az óvintézkedéseket ekkor is be kell tartani, vagyis különösen figyelj oda a higiéniára, vigyél magaddal antibakteriális törlőkendőt vagy kézfertőtlenítőt, ne fogdosd az arcodat és lehetőleg olyan helyre menj, ahol kevés az ember.